前言

　　项目管理已深入到社会生活的方方面面。当前，我国正掀起社会主义现代化建设的新高潮，大量的工程项目在建设，如西部大开发工程、西气东输工程、奥运会工程、房地产开发项目等等。加强对这些工程项目的管理，提高项目执行的质量是我们面临的重大挑战。今年，中国已加入世界贸易组织，国内的大型工程建设公司将面临国外公司的强大竞争压力，如何提升自己的管理水平，已成为当务之急。运用信息化技术，改进业务流程，加强沟通，建设以项目管理为特点的企业ERP系统，提升企业管理水平，已成为业界的共识。

　　北京用友艾福斯软件系统有限公司，由用友软件公司与国际一流的ERP厂商--IFS公司于2002年初合资成立。合资公司的使命之一就是为国内企业提供项目管理（PM）解决方案。本文将结合IFS ERP应用系统在全球项目管理领域的最佳业务实践，简要介绍IFS在工程建设企业的项目管理解决方案。

　　早在几千年前，人类就开始从事各种工程项目活动，如中国的万里长城和埃及的金字塔工程等。尽管人类从事工程项目活动历史悠久，但项目管理理论逐步形成却在二战期间，如美国著名的曼哈顿原子弹计划，德国的火箭计划，日本的航母船舶工程等。战后，美国海军在北极星潜艇项目中形成著名的PERT项目管理技术，后来，美国国防部又提出了新观点，如项目结构分解（WBS），赢得值分析（EV）等。同时，项目管理技术在大型建筑工程得到应用和发展。此时的项目管理主要侧重在项目范围管理、时间进度控制、成本控制、人力资源调配。

　　80年代以后，项目管理逐步在各个行业得到应用、发展，如电信、计算机制造、软件开发、制药、金融、投资银行、能源等。许多机构和公司投入时间和精力，提高项目管理水平。此时，项目管理呈现以下特点：

• 竞争加剧：残酷的商业竞争要求企业必须以更快、更好、更低廉的价格赢得市场。
• 项目复杂：越来越需要跨部门、多工种的协作完成。
• 全球化趋势：某个项目可能需要公司全球各部门共同参与、分工。
• 项目变更和更短的交付期：要求项目组织快速、灵活响应客户需求变化。

　　与传统项目管理相比，新时期的项目管理要求管理者还必须注重风险管理、采购管理、质量管理、沟通管理和集成管理，从而构成国际项目管理组织（PMI）知识体系中要求的九个管理区域。

　　当前，项目的复杂性对项目管理团队提出了强大的挑战。在美国Standish Group对信息技术项目的研究（超过8400个项目，1994）表明只有16％的项目实现其目标，50％的项目需要补救，34％的项目彻底失败。J.D.Frame博士于1997年，在438位项目管理人员中进行了调查，结果表明，项目失败的比率也非常高。根据他的分析，大多数项目的问题来源于以下四个方面的原因之一：组织方面出现问题（如因外来资源而产生的问题）；对需求缺乏控制；缺乏计划和控制；项目执行方面与项目估算方面的问题。

　　如何确保项目在要求的进度计划、预算控制范围内，及时、高质量的交付工程，是每一个项目团队努力追求的目标。在西方一些发达国家，已经在充分利用信息技术手段来实现项目管理，逐步形成、完善企业项目管理知识库，提高企业的项目交付能力和后续的服务水平。目前，随着我国改革开放的进一步加大，面对国外厂商的竞争，国内一些领先企业已经认识到工程项目管理的重要性，开始利用现代信息技术提升项目管理能力。但从整体上说，我国大多数企业停留在传统的、粗放型、手工项目管理方式，信息化水平不够，面临着强大的竞争压力和挑战。

• 招投标管理

如何利用以往工程项目的经验，合理制定投标项目的报价，提高自身在大型工程项目中的竞争力？

• 项目进度与预算控制

进度和预算是项目控制的两条主线，如何保证项目在可控的时间计划和项目预算范围内顺利完成，准时交付？

• 项目质量控制

质量是企业的生命，如何控制项目的质量，保证优质的项目交付？

• 项目资源管理

大型项目需要各种专业技能的人员，如何调度这些人员，充分发挥他们的价值？

• 工程设计及变更管理

在项目进行过程中，工程变更几乎不可避免，如何对变更过程进行有效的管理？

• 文档管理

项目进展过程中会产生大量的工程文档，如工程图档、会议纪要、监理报告、设备图纸资料等，这些文档在项目进行中或项目结束后都会用到，如何对这些文档进行管理？

• 项目采购管理

项目采购包括实物的采购和服务的采购，实物的采购如建筑材料、工程设备、备品备件等，服务的采购如工程分包等。如何加强采购管理，提高采购的透明度？

• 仓库管理

大型工程建设企业一般有统一的材料仓库和备件仓库，如何合理的管理这些仓库，降低库存物资占用？

• 设备管理

大型工程建设企业大量的设备资产如施工机械，专用车辆如何管理？

• 项目会计与项目成本分析

项目进行过程中和项目结束后，都要对项目成本进行分析，以评价项目财务状况。

以上是工程建设企业的基本业务需求，根据企业的不同实际情况，会在上述需求的基础上有所增减或侧重。

　　IFS公司所提供项目管理解决方案的核心是基于先进组件技术的企业应用系统，即IFS应用系统。 IFS应用系统由80多个商业组件构成。不同企业可以针对各自企业不同特点、不同阶段需求，定制适合自身的信息化解决方案。其组件化的特点可以使企业信息化建设以较低的成本，从最核心的业务系统开始，逐步扩展，进而形成企业完整的信息化解决方案。使企业信息化设做到“总体规划，分步实施”。

IFS项目管理解决方案包括以下基本组件：

• IFS项目管理
• IFS 产品数据管理（PDM）
• IFS 文档管理
• IFS 质量管理
• IFS 采购管理
• IFS仓库管理
• IFS 设备管理
• IFS 业务性能分析

在以上组件的基础上，根据企业自身的需要，增加适当的组件，如人力资源、财务中的部分组件，便可以建造以项目管理为特点的企业ERP系统。

　　IFS项目管理可以管理多个项目，随着时间的推移，项目信息的不断积累，就形成企业宝贵财富---项目知识库。企业通过对这些信息的充分挖掘、分析，可为科学决策提供依据。项目管理知识库是项目管理型企业最大的财富，是企业的脑库，国外大型工程公司和大型咨询公司都建有全球项目知识库，供项目管理者借鉴、参考，从而降低项目风险，加强对项目的控制能力，提高项目的交付能力和交付质量，赢得客户并最终赢得市场。

　　IFS的ERP系统是一个真正的基于工程项目全生命周期的闭环管理系统，使得费用预算与成本控制、工程及其变更管理、图纸文档及施工管理作为基础设施建设的一部分，这样在建设期就能够将所有产生的大量宝贵数据（建设成本、说明书、施工过程、设计图纸、设备选型及安装信息…）及时管理起来，避免数据的丢失。而且这些信息可在以后的管理中被查阅。避免信息中断的现象。基于生命周期的闭环管理如下图所示：

　　项目是由一系列具体的任务组成的。IFS 项目管理可进行项目定义及项目工作结构分解（Work Break Down简称WBS），把一个复杂的项目分解成子项目（子项目根据需要可以再分为更小的子项目），各项活动，直至分解成可操作的任务，如采购、工作任务单、文件包等。通过计划你可以明确任务完成的时间要求及逻辑顺序，任务责任人及所需的资源，把任务完成的可能性进一步明确化。

IFS提供与第三方的计划工具如P3(Primavera Project Plan)或MS Project集成，双方可进行数据的导入/导出，以利于计划人员调度。完整的工程数据可以输入到这些项目管理软件中进行修订、重新计划及重新定义活动关系等。更新后的数据再输出到IFS应用系统相应的排程和活动，作相应的更新。利用P3(Primavera Project Plan)或MS Project，可以实现你所希望的工程的主要的进度控制方法：

横道图法

计划评审法（PERT）-非确定型网络

关键路线法（CPM）-确定型网络

　　项目成本与费用管理包括成本估算、费用预算和成本控制。成本估算的依据有工作分解结构、资源需求、资源单价、活动历时时间、历史信息等。同时可以通过类比估算法自下而上的估算法增加其可行性。费用预算是把整个成本估算在各个项目及其任务上进行分配，从而估计项目中各个资源的需求量；这是每个项目的关键因素。费用预算的依据主要有工作分解结构、项目进度计划、成本估算、材料和设备的预计价格等。项目的成本控制是控制项目预算的变更并做及时的调整以达到控制目的的过程。具体来说，就是指采用一定的方法对项目形成全过程所耗费的各种费用的使用情况进行管理的过程。主要内容有项目决策成本控制、招投标费用成本控制、设计成本控制、项目施工成本控制等四个方面的内容。

　　在许多公司中，费用管理是由财务部门负责的。虽然这似乎是合理的，但项目的费用管理需要紧密地与其他项目管理职能相结合。由于项目的管理要素是相互关联的，剥离费用与项目范围、进度、质量等之间的关系是非常错误的。费用管理包括费用的估算、预算和跟踪控制。像其他方面的管理一样，费用管理始终贯穿于整个项目。在项目的初始阶段，由于项目信息有限，项目的报价或费用估算是粗略的。随着项目工作的不断进展，项目信息越来越充分，因而会采用较精确的方法计算项目费用。所以，费用管理是分阶段进行的，其管理对象包括报价估算、控制性预算以及核准的预算。由于费用与项目的其他方面（如进度）息息相关，项目费用的管理是一项较为复杂的工程。

　　进度计划是从时间的角度对项目进行规划，而成本估算则是从费用的角度对项目进行规划。这里的费用应理解为一个抽象概念，它可以是工时、材料或人员等。成本估算是对完成项目所需费用的估计和计划，是项目计划中的一个重要组成部分。要实行成本控制，首先要进行成本估算。

　　IFS的项目有多种状态：计划、批准、预算冻结、开工、完工和取消等6种状态，项目结构下的活动有计划、下达、完成和取消等4中状态。通过状态的变化控制，形成了完善的控制流程。

　　项目过程中所发生的费用（人工、服务、物料、工单维护成本）通过项目报告都归结到IFS财务的项目分类帐科目中，并传入到总帐。系统的活动费用汇总到子项目,子项目按层次逐渐累计费用直至顶层的整个项目。

　　资源获取和配置，包括相关的风险转移（如外包整个项目或项目的一部分）是资源管理中重要的工作内容。任何一级主管或项目经理所面临的最大挑战将是确定所需要的资源（人员、设备、仪器、工具、场地、服务、信息等）并进行卓有成效的组织规划，即确定、记录、指派项目的角色（如进度计划人员、费用控制人员、质量管理人员等）、责任和报告关系。一份优秀的组织规划应清楚地定义项目团队所包含的人员以及他们所担负的角色和责任，确保项目工作的所有责任已经确定并已经与相关责任人达成一致，无任何遗漏。

　IFS系统可以定义每项活动所需要的资源数量及时间，并进行成本估算。

　　系统可以按月或周计算出资源的分配表并以图表方式显示，项目管理人员可以很容易地进行负荷调整或优化。

　　通过项目的汇总情况和项目例外情况分析，系统会自动列出项目中超出预算的活动、延迟的采购单、未按期完成的工作任务。对在某段时间中存在的多个项目，可以对比分析，借助项目管理的图表分析工具，管理人员可以很容易地找到问题的症结。

　　在项目进行过程中，实际情况不可避免地会与原来计划或设计的不一致，需要设计或计划做出某种调整以适应实际情况，这就产生了工程变更要求。工程变更主要指图纸设计变更（如现场设备的增加、已有设备的选型更换或工程结构的变化）、施工计划变更。IFS系统对工程的变更有严格的控制和管理，其主要流程如下：

　　变更文档与工程项目及项目的具体每个活动关联，为以后的资料分析和检索提供了宝贵的资料。

　　而且在IFS系统的设备台帐或设备结构中可以直接关联到变更申请，查看相关的变更措施。变更申请经“审批流程”批准后才能生成正式的变更单。在变更执行过程中可以登记变更的执行过程和状态。

　　质量管理是项目管理重要组成部分，是一个项目的性能（功能）、成本、进度三项指标中的重要一个。让业主满意，是质量管理所追求的目标。

　　项目质量管理，是指监督每个子项目及其相关的质量控制点的实施状况，以确定它们是否与相关的质量标准相符，同时对改进质量、组织验收、返工等进行管理。

　　虽然有关工程的质量控制有大量的标准和技术可供采用，但项目管理对质量的要求还强调另一方面，即管理的质量（包括设定各种程序和过程）。因此，项目的质量管理必须体现产品和管理程序两个方面。对其中任何一方的忽视都将引起负面效应。例如，为了满足进度要求而削减了对质量的检查将会导致工程的失败；而缺乏科学的项目计划和监控手段将无法及时判断项目是否有效进展。可以说，现代质量管理的规程是现代项目管理实施的重要组成部分。

　　IFS的质量管理支持对测试程序和处理测试结果的管理。模块的功能完全集成并涵盖整个生产过程。该功能包括从原材料和成品到采购、生产实施、销售和经销整个供应链的追踪。

　　IFS/质量管理TM可使您通过定义测试模板来管理质量管理数据。这意味着可轻松地维护主要数据，以保证测试和测试程序的一致性。IFS/质量管理TM意味着可以轻松管理和处理主要数据、测试程序、测试结果和数据分析。其功能包括对进程中和进程后的控制。由于IFS/质量管理TM可通过详细和分结构收集质量数据的方式而进行不同层次的分析，因此是合理的质量管理的工具。

施工完成以后，可以对工程量创建分析报告，执行检验，输入检验结果。

分析报告有以下的几种状态:

已计划：创建了分析报告并能被修改。

已发布：分析报告不能被修改。

已关闭：已在分析报告中输入测试结果并确认结果。

已取消：分析报告不再有效。

在工程施工阶段尤其是土建工程中，采用最多的是计量型单价合同，由各承包商根据项目业主的具体“标的”以工程量清单的形式报价。承包商对每一工程细目都填入单价，以及单价与工程量相乘后的合价，其中包括人工、材料、机械、临时工程、管理费、担保、保险、税金、利润等。

在这种情况下，业主与施工单位签订施工合同（IFS视为一项施工服务件的采购）以后，IFS支持分两种类型的结算方式：里程碑及预付款、按工程量定期结算。

按工程量结算的，IFS发票登记在对工程量进行质量验收并确认合格以后，按结算单价进行合计，并用发票数量去匹配合格的数量，成功以后才能进行付款。

　　IFS 文档管理支持各种不同的文档类型如: Word、Excel、TXT, 多媒体等用户自定义或其它应用系统支持的文档格式; 支持单个文件或成批文件的导入; 用户也可以直接通过编辑单个文件的方式来获得电子文档，支持CAD、设备图纸等的成批处理。支持图纸、说明书与项目、设备和工程变更关联

　　图纸、合同文本的校审及版本管理。

　　IFS文档管理为用户提供功能强大的文档的提交、签发与审批等功能, 用户可以按自己的要求灵活地定义各种类型的文档核准模版, 包括审批步骤及其说明、审批人或审批组等, 同时也支持文件的网上签发与审批。

　　在文档管理/查询---对象核准里你可以看到需要你审批的文档;

　　在文档管理/文件信息/进展里你可以清楚地了解文件状态,修改情况及实际进展等;

　　IFS在文档管理中提供了专门的文档分发的应用, 可以完全满足用户要求的按预定的路径自动分发至有关部门或个人。

　　可以在文档管理中自己定义文档的分类/归类方法, 并进行增、删、改,用户可以根据文档的分类进行检索、归档, 用IFS文档管理中的文件包、文件夹进行文件的立卷、归档。

　　项目采购管理，包括以不同的方式从系统外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程，采购的不仅仅是实物采购，而且还包括雇佣承包商来实施土建工程和聘用咨询专家、监理来从事咨询、监理服务等服务采购。IFS的采购支持招标和非招标两种形式。

　　在IFS采购管理中，所有的采购过程，从申请到询价、生成订单、到货验收，都在系统内进行，所有的业务信息及审批过程都写进数据库，增加了采购透明度，减少了重复数据录入和差错，提高了工作效率。通过对库存件的安全库存、重订点及供应商供货信誉、提前期的优化，协助计划员加强采购计划性，提高资金利用率。与财务系统发票模块结合，可加强付款计划性与跟踪管理，避免延期付款造成的损失。

　　从库存与采购功能图上我们可以看出，物资申请的计划来源可以是：工程材料需求、库存补充计划的要求或手工采购申请计划。物资申请生成采购申请单ＰＲ，经过审批后的申请可以通过询价来采购，也可以直接生成采购单ＰＯ，ＰＯ经过预先设定的审批后可以通过网络或电话传真等发给相应的供应商，并支持合同管理；到货后可进行检查、验收再入库，各环节可以支持网上生成、提交、核准、审批等功能，反馈各单据的经办信息，实现了真正的办公自动化和流程自动化。通过利用　IFSPORTAL和WAP技术，即使相关人员出差在外，也可利用互连网和手机等通讯工具来实现对相应工作的远程控制。

　　IFS 支持入库物料的采购管理，也支持不需入库的物料如复印机等固定资产和工程外包服务的采购。

　　包括采购及库存管理在内的物资管理是对生产过程中所需各种物资及工器具的订购、储备、使用等所进行的计划、组织和控制，物资管理是企业管理的一项重要内容。作好物资管理工作，是保证企业正常生产的基本条件之一，物资管理的目标是既要保证生产所需的各种物资的快速及时地供应，又要采用科学方法降低库存和资金积压，从而降低生产成本。

　　物资管理是IFS 应用系统的重要组成部分，包括采购管理系统、库存管理系统、发票管理系统等，三者有机结合，完成物资的计划、采购、仓储管理等的整个物资管理业务流程,用这些动态数据还可以支持物资的统计分析功能。

　　设备管理系统通过对企业的设备与固定资产的基本信息、运行情况、保养信息、故障与事故处理情况、设备使用部门的变动情况及有关备件管理等信息系统的管理，使企业各级部门能及时了解到设备从安装、使用、变动到报废等过程的信息。同时对设备的保养、维修费用作出计划与核算，给财务等其它子系统提供数据。

　　IFS 设备管理模块支持设备保修功能,你可以在IFS 设备/概要中直接点击右键的”设备协议”来查看,同时还可以在设备台帐中建立供应商保修/客户保修的相关信息,在设备台帐的概要中还能很清楚地知道当前设备是否处于保修期中。

　　IFS 设备管理主要是管理设备的技术档案和设备台帐管理的有关信息, 主要内容涉及设备标识, 设备名称, 规格型号, 安装位置, 采购信息, 保修服务信息, 生产厂家, 图号图纸, 技术参数, 设备的备品备件等资产的静态记录的管理; 也包括资产的动态信息的管理如设备的检修履历，事故履历, 参数测量值, 设备的异动与变迁历史等。

IFS业务性能分析提供诸如平衡积分卡等工具对项目及企业的各项性能指标进行分析。如图所示，红灯、黄灯、绿灯分别表示目前某个业务指标所处的状态，趋势图显示某项业务指标如项目利润情况最近一年的变化情况，所有这些信息为项目经理及企业领导科学决策提供依据。

　　对于大型基建工程或总承包工程，可能需要调动公司全球资源的参与或多个供应商、服务商、分包商的参与。不同的组织可能分布在全国各地，各个工程现场也可能相距遥远，IFS 门户技术（IFS Portal）和WAP支持为远程访问和移动办公提供手段。项目的所有参与者可通过笔记本、PDA在世界任何一个角落了解项目信息，与项目经理或领导相关的信息也可通过手机、PDA发送，真正实现移动办公和协同商务。

　　IFS项目管理解决方案在电力、石化、市政工程等领域已得到成功应用。典型应用有新加坡Rotary工程公司、Kvaerner工程公司、连接丹麦和挪威的resund 跨海大桥、斯德哥尔摩污水处理集团、烟台莱福仕船厂等。

　　Rotary工程公司是新加坡最大的工程公司之一，工程项目以海洋石油和天然气行业为主，是新加坡股票交易所上市公司。

　　IFS解决方案：IFS项目管理，IFS采购，IFS库存，与P3接口，IFS时间报告；二期：IFS PDM，IFS维护

　　Kvaerner工程公司是世界顶级工程公司，具备大型工程项目的设计, 建设和维护的综合实力，工程项目主要集中在能源、石油和天然气、造船、造纸行业。

　　IFS解决方案：IFS 工程、IFS 制造、IFS 分销 、IFS 维护、IFS 人力资源、IFS 财务、与Primavera项目计划的接口、与CAD系统的接口。

resund 跨海大桥 (丹麦)

resund 跨海大桥是斯堪的纳维亚半岛最大的工程项目，总长度 16公里，由水下隧道及人工岛构成，四线高速公路及双线铁路。

IFS解决方案：IFS 项目管理、IFS 文档管理。

斯德哥尔摩最现代化的污水处理厂，面临新建污水处理厂的客观要求。

位于烟台，与新加坡莱福仕船厂合资的造船厂，是中国唯一的一家中外合资，由外商全权管理的船厂。

IFS解决方案：IFS项目管理、IFS库存管理、IFS采购管理、IFS文档管理、IFS制造标准（物料清单、工艺）、IFS车间订单管理、IFS财务（成本核算、应收帐、应付帐、财务总帐）、IFS个人门户管理。